Automazione dei processi in una PMI: da dove iniziare davvero

L'automazione viene raccontata come una trasformazione. Nella pratica di una piccola azienda è molto più prosaica: si prende un'attività che qualcuno svolge a mano ogni settimana, la si fa fare a una procedura, e si liberano ore. Il difficile non è la tecnologia. È scegliere l'attività giusta.

I tre requisiti perché convenga

1. Ripetitività: l'attività si presenta con regolarità, non è un caso isolato che capita due volte l'anno.
2. Regole stabili: si può descrivere cosa fare in ogni situazione. Se ogni volta serve un giudizio di chi la svolge, non è automatizzabile, o almeno non del tutto.
3. Tempo misurabile: si sa quanto costa oggi. Senza questo numero non esiste un modo onesto di dire se l'automazione è servita.

Il terzo requisito è quello che salta più spesso, ed è il più importante. Un'automazione senza misura iniziale non si può valutare: si può solo raccontare.

Da dove si comincia, in concreto

Nelle realtà fra cinque e cinquanta persone, i candidati ricorrenti sono sempre gli stessi:

Il primo processo da automatizzare non dovrebbe essere il più importante, ma quello con il rapporto migliore fra tempo risparmiato e complessità. Serve un risultato visibile in fretta: è così che il resto dell'azienda smette di considerare il progetto una stranezza.

Come si calcola se rientra

Il conto è volutamente semplice, perché deve poter essere fatto da chi decide e non da chi realizza.

1. Cronometra il tempo reale dell'attività per due settimane. Non stimarlo: le stime a memoria sbagliano quasi sempre per difetto.
2. Moltiplica le ore settimanali per 45 settimane lavorative e per il costo orario aziendale della persona che la svolge.
3. Confronta il risultato con il costo dell'automazione, aggiungendo un 15-20% per la manutenzione annuale.
4. Se il rientro supera i diciotto mesi, quel processo non è il primo da affrontare.

Gli errori che trasformano il risparmio in un costo

• Automatizzare un processo sbagliato. Se l'attività esiste per un'abitudine e non per una necessità, l'automazione la rende solo più veloce a produrre qualcosa che nessuno usa. Prima si verifica se serve, poi la si automatizza.
• Automatizzare senza avvisi. Una procedura che fallisce in silenzio è peggio del lavoro manuale, perché l'errore si scopre a valle, quando costa di più. Ogni automazione deve segnalare quando qualcosa non torna.
• Non documentare. Se solo chi l'ha costruita sa come funziona, l'azienda ha sostituito una dipendenza da una persona con una dipendenza da un fornitore.
• Partire dal processo più complesso. È il modo più rapido per fermare il progetto al primo intoppo.
• Cambiare gestionale per automatizzare. Quasi mai necessario: si lavora sui dati che il sistema esistente sa già esportare.

Cosa non automatizzare

Alcune attività è meglio lasciarle a una persona, e riconoscerle in anticipo evita di sprecare tempo: le decisioni che richiedono valutazione caso per caso, i rapporti con i clienti in situazioni delicate, le attività che cambiano forma a ogni esecuzione, e tutto ciò che accade poche volte l'anno.

C'è poi una categoria a parte: le attività i cui dati sono così disordinati da rendere impossibile qualsiasi regola. Lì il primo intervento non è automatizzare, è mettere ordine nei dati. È meno affascinante, ma senza quel passaggio non c'è automazione che tenga.

Quanto costa

Il lavoro si fattura a ore, da 60 euro l'ora. Quante ne servano dipende quasi solo da una cosa: se i due sistemi espongono già i propri dati, il collegamento è breve; se va costruito da zero, o se i dati vanno prima riordinati, si sale parecchio. La stima del tempo risparmiato va fatta prima del preventivo: è l'unico modo per capire se il numero ha senso.