OneDrive non è un backup: perché la sincronizzazione non protegge i dati

È la conversazione che si ripete più spesso durante un audit. «I dati sono al sicuro, abbiamo OneDrive.» Poi si guarda com'è configurato e si scopre che l'azienda non ha nessuna copia di sicurezza: ha una copia sincronizzata, che è una cosa diversa e protegge da un solo tipo di problema.

La distinzione non è una sottigliezza da tecnici. Determina se, il giorno in cui qualcosa va storto, l'attività riparte in due ore o in due settimane.

Che differenza c'è fra sincronizzazione e backup?

La sincronizzazione ha un obiettivo: fare in modo che il contenuto di una cartella sia identico in più posti. Se modifichi un file sul portatile, la modifica arriva sul cloud e da lì sul fisso. È comodissima e risolve il problema di avere i file ovunque.

Ma proprio perché il suo scopo è rendere le copie identiche, la sincronizzazione propaga anche gli eventi che non vorresti: una cancellazione, una sovrascrittura sbagliata, la cifratura di un ransomware. In pochi secondi il danno è ovunque.

Il backup ha l'obiettivo opposto: conservare com'erano i dati in momenti precedenti, e tenerli fuori dalla portata di ciò che sta accadendo adesso sul computer.

Cosa succede davvero con un ransomware

Un ransomware cifra i file che il computer può raggiungere. La cartella di OneDrive è una cartella locale, quindi rientra fra questi: i file vengono cifrati e il client di sincronizzazione, che sta facendo il suo lavoro, carica diligentemente le versioni cifrate nel cloud.

Microsoft offre uno storico delle versioni e un rilevamento dei danni di massa, e in diversi casi il ripristino riesce. Ma è una rete di sicurezza, non un piano: dipende dalla finestra di conservazione, dal piano sottoscritto e dal fatto che qualcuno se ne accorga in tempo. Su decine di migliaia di file, il ripristino manuale versione per versione è un lavoro di giorni.

Le tre cose che rendono un backup un backup

1. Copie separate e versionate: non una sola copia aggiornata, ma più istantanee nel tempo, così puoi tornare a prima che il problema si verificasse.
2. Isolamento dalla macchina di origine: la destinazione non deve essere una cartella o un disco che il computer monta e su cui può scrivere liberamente. Se il ransomware la raggiunge, la cifra.
3. Ripristini verificati: una prova periodica in cui si riporta indietro qualcosa sul serio e si cronometra quanto ci vuole.

La regola che si cita spesso è il 3-2-1: tre copie dei dati, su due supporti diversi, di cui una fuori sede. Per una piccola azienda si traduce in qualcosa di molto concreto: i dati sui computer, un backup su un sistema locale, e una copia su un servizio cloud di backup, non di sincronizzazione.

Come si imposta in una piccola azienda

Non serve un'infrastruttura complessa. Su cinque-venti postazioni, un impianto ragionevole si costruisce così:

1. Stabilire cosa va salvato davvero: quasi mai è «tutto». Di norma sono i documenti di lavoro, il database del gestionale, la posta e le configurazioni.
2. Definire quanto lavoro puoi permetterti di perdere. Se rifare mezza giornata di inserimenti è accettabile, un backup ogni notte basta. Se non lo è, servono più esecuzioni al giorno.
3. Scegliere una destinazione che il computer non possa cancellare: un NAS con credenziali dedicate, oppure un servizio di backup cloud con conservazione immutabile.
4. Attivare le notifiche di esito. Un backup che fallisce in silenzio da tre mesi è il caso più comune che trovo negli audit.
5. Provare un ripristino completo, cronometrandolo, e ripetere la prova ogni sei mesi.

OneDrive resta al suo posto in tutto questo: continua a essere utile per lavorare sugli stessi file da più dispositivi e per condividerli. Semplicemente non è la cosa che ti salva quando i dati spariscono.

Quanto costa

La configurazione si fattura a ore, da 60 euro l'ora, e le ore dipendono da quanti dati ci sono e da quanto in fretta devono tornare disponibili dopo un guasto. A parte va contato lo spazio cloud della destinazione remota, che è un costo ricorrente del fornitore e dipende dai volumi. Vale la pena leggere quel numero accanto a un altro: quanto costerebbe una settimana di lavoro fermo.

Il confronto utile non è con lo zero, ma con il costo di stare fermi. Per la maggior parte delle piccole imprese, una settimana di attività bloccata costa più dell'intero impianto.